Het kasboek gebruik je als je een onderneming hebt waarin je contant geld gebruikt. Zoals een winkel of een horecabedrijf. Betalen jouw klanten met munt- en briefgeld? Dan moet je een kasboek bijhouden.

10 tips voor een gezond kasboek

Alle transacties die in en uit de kassa gaan, houd je bij in jouw kasboek. Maar waar voldoet nou een goed kasboek aan? En waar moet je rekening mee houden als je al een kasboek hebt of een kasboek wil starten? We hebben de 10 belangrijke onderdelen van een kasboek in 10 tips gestoken!

1. De belastingdienst verplicht een betrouwbare kasadministratie bij elke ondernemer met contante geldstromen. Een juiste kasadministratie is dus ook een aandachtspunt bij een controle van de fiscus.
2. Houd jouw zakelijke kas (contant geld) ook fysiek gescheiden van je privégeld.
   Doe privé uitgaven ook zo min mogelijk met je zakelijk geld. Daarmee houd je jouw zakelijke kas “zuiver” en overzichtelijk.
3. Controleer je kas.
   Het lijkt een open deur maar tel aan het einde van de dag of dienst het feitelijk aanwezige contante geld. En vergelijk dit dagtotaal met je kasboek. Zit er een verschil tussen beide? Dan heb je te maken met een kasverschil. Als je dagelijks jouw kassa telt, heb je grip op kasverschillen.
4. Houd inzicht in de ontwikkeling van je kassaldo.
   Zorg dat je niet te weinig, maar zeker niet te veel geld in jouw kassa hebt. Stort daarom overtollig kasgeld snel op de bank (afromen). Daarmee beperk je het ongewenste risico van diefstal.
5. Voorkom een negatief kassaldo.
   Als je niets in kas hebt, kan je er ook niets uit halen om te wisselen of betalingen van te doen. Negatieve kassaldi zijn funest bij een controle door de belastingdienst en vaak reden voor het verwerpen van jouw administratie. Met alle gevolgen van dien, zowel financieel als ook in meerwerk.
6. Werk je kasboek regelmatig bij.
   Met een regelmaat jouw kasboek bijwerken, verklein je de kans op bijvoorbeeld het vergeten van uitgaven. Ook is het makkelijker en eenvoudiger om het regelmatig te doen, je maakt het onderdeel van de routine. Wacht niet met bijwerken van je kasboek zoals 1x per maand of 1x per kwartaal, wanneer je bijvoorbeeld de aangifte omzetbelasting moet indienen.
7. Verwerk bonnen en uitgaven op betaaldatum.
   Doe deze niet op factuurdatum als uitgave in je kasboek. Wees hier attent op, want hier controleert de Belastingdienst veel op.
8. Boek privéopnames.
   Haal je geld uit jouw kas voor privédoeleinden, dan boek je dit in het kasboek ook als privéopname. De datum van deze boeking is de datum dat je het geld uit de kas hebt gehaald en niet de datum dat je het geld hebt uitgegeven.
9. Registreer de verschillende betaalmethoden apart.
   Om goed inzicht te hebben en te blijven houden, registreer je de verschillende betaalmethoden apart van elkaar.  Alle omzet sla je aan in jouw kassa maar niet alle omzet ontvang je contant. Een deel van jouw omzet gaat bijvoorbeeld per pin, PayPal of ApplePay. Met name in de horeca heb je te maken met betalingen via platforms als Thuisbezorgd, Uber, Sitedish of Butlon. Zorg dat je deze stromen apart registreert.
10. Let op de doortelling van het kasgeld.
    Heb je nog een papieren kasboek? Of maak je gebruik van Excel? Let dan goed op de doortelling van het kasgeld, hier ontstaan veel fouten. Gebruik maken van de online kasboek app vermindert de kans op rekenfouten tot nul. De app telt altijd jouw kasgeld automatisch door.

Je kunt jouw kasboek op papier of digitaal bijhouden. Veel ondernemers gebruiken Microsoft Excel voor het bijhouden van het digitale kasboek, maar hier zitten ook wat nadelen aan. EasyKas is een app die je via jouw smartphone gebruikt om jouw kas bij te houden. We koppelen direct met jouw boekhouding en boekhouder. Makkelijk en eenvoudig!

Is EasyKas ook wat voor jou? Probeer EasyKas dan gratis!