Sportverenigingen, muziekverenigingen, scouting en sociaal culturele verenigingen hebben in de kantine te maken met contante geldstromen. Dat is ook goed, want dit is vaak een basisinkomen voor de vereniging waar ze de extra’s voor de leden van kunnen bekostigen. Deze contante geldstromen zijn natuurlijk contant geld, maar met de contante geldstroom bedoelen we ook pintransacties. En als je contante geldstromen hebt, ben je verplicht tot het bijhouden van een kasboek. 

Het gebruik van een kasboek is tijdrovend voor een vereniging. We zien dat de vrijwilligers veelal het kasboek achteraf bijhouden, na een lange dag vrijwillig de kantine te hebben beheerd. Of vaak gebeurt dit helemaal niet, en is de secretaris of penningmeester na een week of zelfs langer belast met het tellen van het kasboek. En dan hebben ook nog eens meerdere vrijwilligers gewerkt met de kassa en de contante geldstromen. Hoe langer de periode is dat er geen kasboek wordt bijgehouden, en hoe meer mensen de eigen visie loslaten op de geldstromen, hoe groter de kans op fouten in het kasboek. En hoe meer tijd de secretaris of penningmeester van de vereniging druk met eigenlijk de verkeerde dingen. Wat te denken van de vergeten bonnen?

De verenigingen hebben meestal een erg eenvoudig kassasysteem. Je hebt immers geen duur kassasysteem nodig met onderhoudsabonnement. We zien ook dat het kasboek nog veelal in schriften, boekjes of Excel wordt bijgehouden. Dat kan slimmer, ook voor een vereniging! Zelfs zonder een duur kassasyteem in te zetten, maar met een kasboek App op de telefoon! Altijd bij de hand, makkelijk invoeren op jouw telefoon en zo goed als foutloos. We geven een paar handige tips voor het gebruik van een kasboek app voor jouw vereniging.

Hierbij wat handige tips voor het gebruik van een kasboek voor een vereniging 

• Zorg dat de penningmeester altijd een goed overzicht heeft van de geldstromen. Dit is een levensader van de vereniging.
• Zorg dat je de verkopen per productsoort splitst. Dat maakt het erg eenvoudig om over te nemen in je boekhouding.
• Pin, tikkie, contant? Registreer ze als aparte betaalmethode. Alle omzet sla je immers aan in jouw kassa maar niet alle omzet ontvang je contant.
• Maak een foto van de bonnen, zoals de schoonmaakartikelen. Als je een foto maakt van de bonnen van bijvoorbeeld schoonmaakkosten of kleine boodschappen, neem je deze digitale foto’s makkelijk op in jouw kasboek app.
• Gebruik het hulpmiddel om je saldo aan het eind van de dag te tellen en kasverschillen uit te sluiten. In een kasboek app is een hulpmiddel aanwezig, die je altijd kunt oproepen, om op tijd kasverschillen te signaleren. Voor de vrijwillers erg handig en nooit meer discussie!
• Zorg dat je nooit een negatief kassaldo hebt. Met een kasboek app, heb je altijd inzicht in je kassaldo en dus nooit meer een negatief kassaldo.
• Verwerk ook de stempelkaarten in de kasboek app. Een kasboek app heeft handige hulpmiddelen op deze stempelkaarten eenvoudig bij te houden.
• Bespaar op de boekhouder, die zijn duur! Met een kasboek app bespaar je op de boekhouder. Het scheelt veel inklopwerk door de boekhouder of accountant, omdat het een kasboek app automatisch koppelt met jouw boekhouding. Geld over houden voor de verenigingskas!

Wil jij werken met een kasboek app? Probeer het eerst eens gratis. De kasboekapp het bijhouden van het kasboek van jouw vereniging eenvoudig, en je hebt direct bovenstaande tips verwerkt.

EasyKas is een kasboek zoals je gewend bent: op regelniveau jouw kas bijhouden en met een automatisch saldo. De koppeling met de boekhouding zorgt ook nog eens voor verbeterde nauwkeurigheid en bespaart jouw penningmeester tijd doordat de app op jouw telefoon de handmatige taken overneemt.

Hoe geweldig is dat? Probeer EasyKas eerst eens gratis. Met de belofte dat je nooit meer terug wil naar jouw schrift of Excel!