Het opmaken van de kas is een essentiële taak voor iedere ondernemer die met contant geld werkt. Maar wat houdt het precies in, waarom is het belangrijk, en hoe doe je dit op een efficiënte manier? In dit artikel ontdek je alles wat je moet weten over het opmaken van de kas, met praktische tips en slimme tools om dit proces te optimaliseren.
De kas opmaken betekent dat je het contante geld in jouw onderneming telt en controleert of dit overeenkomt met de administratie in het kassasysteem. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven zoals winkels, horecazaken en andere ondernemingen waar veel met contant geld wordt gewerkt. Het doel is om een nauwkeurige administratie te voeren, die ook voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Een kas opmaken doe je idealiter dagelijks, bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag. Dit helpt om eventuele verschillen direct te signaleren en te corrigeren. Je kunt er ook voor kiezen om dit wekelijks of maandelijks te doen, maar een dagelijkse routine zorgt voor meer overzicht en voorkomt opstapeling van fouten.
Een kas opmaken bestaat uit drie eenvoudige stappen:
Afsluiten van de kassa
Begin met het afsluiten van het kassasysteem. Hieruit krijg je een overzicht van de omzet, inclusief hoeveel hiervan contant betaald is.
Controleren van de verwachte hoeveelheid contant geld
Controleer hoeveel contant geld er volgens het kassasysteem zou moeten zijn. Gebruik indien nodig ook de gegevens van de pin-terminal om dit nauwkeurig te berekenen.
Tellen van het daadwerkelijk aanwezige geld
Tel het contante geld in de kas. Vergelijk dit bedrag met het bedrag dat uit de kassa-administratie komt. Klopt het niet? Dan is er sprake van een kasverschil, wat je moet verklaren en noteren.
Bij een kasverschil is het belangrijk om direct te onderzoeken waar het verschil vandaan komt. Dit kan liggen aan een fout in de telling, een vergeten uitgave of een vergissing bij het teruggeven van wisselgeld. Noteer altijd het verschil en de mogelijke oorzaak in de administratie.
Je kunt een kas opmaken handmatig doen, maar dit proces kan sneller en nauwkeuriger met behulp van technologie. Hier zijn enkele handige methoden:
Een goed ingericht Excel-bestand helpt je om foutloos bedragen te berekenen en kasverschillen snel te signaleren. Voer simpelweg de verwachte en getelde bedragen in, en laat Excel of Google spreadsheet de rest doen.
Voor een nóg efficiëntere werkwijze kun je kiezen voor een online tool zoals EasyKas. Met deze tool maak je jouw kas eenvoudig op via een app, die altijd en overal toegankelijk is. Je kunt medewerkers toegang geven om de kas op te maken, terwijl jij de gegevens op afstand kunt controleren. Voor slechts €12 per maand bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Betere controle over je financiën
Je weet precies hoeveel contant geld er binnenkomt en uitgaat.
Voorkomen van problemen met de Belastingdienst
Een kloppende kasadministratie is essentieel om aan wettelijke eisen te voldoen.
Snelle detectie van fouten of diefstal
Kasverschillen vallen direct op, waardoor je snel actie kunt ondernemen.
Tijd besparen met automatisering
Door gebruik te maken van tools zoals spreadsheets of apps kun je de kas sneller en efficiënter opmaken.
Het opmaken van de kas is een onmisbare taak voor iedere ondernemer die met contant geld werkt. Door dit dagelijks te doen, houd je grip op je financiën en voorkom je problemen met de Belastingdienst. Kies voor handige hulpmiddelen zoals Excel of een app zoals EasyKas om het proces te vereenvoudigen. Zo bespaar je tijd en zorg je voor een vlekkeloze administratie.
Zorg dat jouw kas altijd klopt – dat geeft rust en overzicht in je onderneming. Ga vandaag nog aan de slag en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn! Je kunt de app EasyKas 30 dagen gratis proberen.